Kép forrása: pixabay.com
Szeptemberben és októberben az átlagnál több új munkatárs kezd a hazai vállalatoknál, ami fokozott terhet ró a betanítási és beillesztési folyamatokra. A rosszul szervezett munkakezdés akár 50 százalékkal is növelheti a fluktuációt az első évben, jelentős anyagi veszteséget okozva. Szakértők szerint a jól felépített, lépésről lépésre követhető betanítás 70 százalékkal javítja az új dolgozók teljesítményét, és 82 százalékkal növeli megtartásukat.
Az ősz nemcsak a diákoknak hoz újrakezdést, hanem a vállalatok életében is különleges időszak. Ilyenkor dőlnek el a jövő évi tervek, formálódnak a vezetői szerepek, és sok helyen ekkor érkeznek új munkatársak is. A szakértők szerint a friss kollégák gyors és hatékony beillesztése kulcskérdés, és ebben a tréningeknek meghatározó szerepük van.
Mindenkinek két posztja van egy cégben
Egy új kolléga érkezése minden szervezetben érzékeny pont. Hiába kiváló szakember valaki, ha nem tud beilleszkedni a csapat szellemiségébe, hosszabb távon nem lesz sikeres. Piroska Gyula, üzleti tréner, a Seminar Consulting alapítója így fogalmazott: „Két posztja van legalább egy embernek egy cégben. Az egyik a szakmai posztja, hogy értékesítő, autószerelő vagy reklámszövegíró, a másik pedig a csapattagi poszt. Mindkettőben helyt kell állni. Ha valaki zseniális értékesítő, de bunkón bánik a kollégákkal, előbb-utóbb ki fog kerülni a csapatból. És ez fordítva is igaz: aki kedves és segítőkész, de nem teljesít, szintén nem találja majd meg a helyét.”
Nem véletlen, hogy a kutatások szerint az újonnan belépők 28 százaléka már három hónap után otthagyja a munkahelyét, ha rossz élmények érik. A rosszul felépített folyamatok miatt az első évben akár 50 százalékkal is növekedhet a fluktuáció, ami súlyos anyagi és emberi veszteséget jelent a cégeknek.
Gyakori hibák és következmények
A legtöbb probléma abból fakad, hogy nincs előre megtervezve a betanítás folyamata. Gyakori, hogy nincs kijelölt felelős, hiányzik a munkakörnyezet megfelelő felépítése, vagy egyszerűen túl sok információt zúdítanak az új kollégára. Sok helyen még ma is bevett gyakorlat, hogy az értékesítő kezébe adják a prospektust, egy névjegykártyát, és útnak indítják.
„Az ügyfelek gyakran panaszkodnak nekem: »Gyula, én annyiszor elmondtam már nekik!« – és én visszakérdezek: »És hányszor írtad le? Mert leírni csak egyszer kellett volna. Szó elszáll, írás megmarad.« Ha nincs írásos, jól strukturált anyag, a vezetőnek újra és újra ismételnie kell magát, ez pedig mindkét felet frusztrálja” – hangsúlyozta Piroska Gyula.
A rosszul betanított munkatárs nemcsak a saját bizonytalanságával küzd, hanem a vezető és a csapat idejét is lefoglalja. Így ahelyett, hogy termelne, folyamatosan kérdésekkel bombázza a többieket. Ez hosszú távon a teljes csapat teljesítményét visszaveti.
A tréningek ereje: nemcsak tudást, hanem jövőt is adnak
A megoldás a jól felépített tréning. Piroska Gyula szerint a tudás átadásának nem ad hoc módon kell történnie, hanem előre megtervezett, lépésről lépésre követhető rendszerben. Saját cégében például ellenőrző listák segítik az új belépőket: ezek a legelső bemutatkozó levéltől a hozzáférések biztosításán át a céges szokások megismeréséig mindenre kiterjednek.
„Amikor össze van írva egy teljes tudásanyag az adott munkakörhöz, és hozzá egy betanulási lépéssor, az új kolléga gyorsan biztonságban érzi magát. A vezetőnek elég egyszer leírni, vagy akár videóra venni a feladatokat, és onnantól bármelyik új munkatárs ugyanazon a folyamaton mehet végig. Ez időt, energiát és rengeteg feszültséget spórol meg mindenkinek” – magyarázta a Seminar Consulting alapítója.
A számok is alátámasztják: a jól felépített beillesztési folyamat akár 70 százalékkal növeli az új belépők produktivitását, és 82 százalékkal javítja a megtartási arányt. Azok a kollégák, akik sikeres betanításon esnek át, 18-szor nagyobb elköteleződést mutatnak munkahelyük iránt, és 69 százalékuk legalább három évig marad ugyanannál a cégnél.
Egyetlen rossz betanítás többmilliós veszteséget okozhat
Az őszi hónapokban különösen fontos, hogy a cégek ne csak az év végi hajrát akarják „megmenteni”, hanem már a következő év stratégiáját is most alapozzák meg. Egyetlen rosszul betanított kolléga három hónapos próbaidő alatt is többmillió forintos veszteséget jelenthet, míg egy jól megtervezett tréning rövid időn belül megtérülhet.
Egy jól megválasztott tréning alkalmat ad arra, hogy a vezetők és a munkatársak kiszakadjanak a mindennapi mókuskerékből, és új nézőpontokat, eszközöket sajátítsanak el. A Bázis1 tréning például olyan gyakorlatias tudást ad, amely segít a cégszervezés, a belső kommunikáció és a hatékonyság fejlesztésében. Ezek a tapasztalatok hozzájárulnak ahhoz, hogy a vállalat ne csak rövid távon reagáljon a kihívásokra, hanem hosszabb távon is stabil és versenyképes maradjon. Aki ilyen tudásba fektet, az valójában a saját csapatának biztonságát és a cég jövőbeli sikerét építi.
