Kép forrása: pexels.com
Egy nagyobb vállalat informatikai környezete ritkán egyetlen rendszerből áll. Az ügyféladatokat CRM kezeli, a pénzügyi és logisztikai folyamatok egy ERP-ben futnak, a dokumentumok külön rendszerben találhatók, miközben a munkatársak további belső alkalmazásokat is használnak. Ezek a rendszerek önmagukban akár kiválóan működhetnek, a probléma akkor kezdődik, amikor ugyanazokra az adatokra több helyen is szükség lenne, de az alkalmazások nem képesek megfelelően kommunikálni egymással.
Ilyenkor könnyen megjelennek azok a jól ismert vállalati kerülőutak, amelyek hosszabb távon rengeteg időt emésztenek fel. Adatokat exportálnak Excelbe, majd egy másik rendszerbe importálják őket, ugyanazt az információt több helyen is rögzítik, vagy e-mailben küldözgetnek olyan adatokat, amelyeknek valójában automatikusan kellene eljutniuk egyik rendszerből a másikba. Az integráció célja ennek a töredezett működésnek a megszüntetése.
Nem feltétlenül a régi rendszert kell lecserélni
A digitális transzformációról gyakran úgy beszélünk, mintha minden régebbi vállalati rendszert le kellene cserélni. A valóságban ez sokszor sem gazdaságilag, sem technológiailag nem lenne ésszerű. Egy évek vagy akár évtizedek óta működő ERP, ügyviteli vagy pénzügyi rendszer rengeteg üzleti logikát tartalmazhat, ezért a teljes cseréje komoly költséget és kockázatot jelenthet.
Sok esetben jobb megoldás, ha a meglévő rendszereket egy közös digitális réteg kapcsolja össze. Egy integrációs platform vállalati környezetben éppen ezt a feladatot töltheti be: a háttérben működő alkalmazások továbbra is ellátják saját feladataikat, miközben az adatok és folyamatok egy egységes felületen kapcsolódnak össze.
Mit jelent ez a felhasználó számára?
Az integráció technikai kérdésnek tűnhet, de az eredményét elsősorban a felhasználók érzik. Ha például egy ügyfélszolgálati munkatársnak három különböző rendszerből kell összegyűjtenie egy ügyfél adatait, az lassítja az ügyintézést, és növeli a hibázás esélyét. Ha ugyanezek az információk egy vállalati portálon egységesen jelennek meg, a munkatárs gyorsabban tud reagálni.
Hasonló a helyzet egy ügyfél- vagy partnerportálnál. A felhasználót nem érdekli, hogy a szerződés adatai, számlái és rendelései különböző háttérrendszerekből érkeznek. Azt várja, hogy bejelentkezés után mindent egyetlen helyen találjon meg, és az adatok lehetőleg aktuálisak legyenek.
Az integráció nem egyszerű adatmásolás
A rendszerintegráció ennél jóval többet jelent. A különböző alkalmazásoknak nemcsak adatot kell átadniuk egymásnak, hanem azt is meg kell határozni, melyik rendszer milyen információért felel, mi történik egy módosítás után, hogyan kezelhetők a hibák, és milyen jogosultságok mellett férhetnek hozzá az adatokhoz az egyes felhasználók.
A jól megtervezett vállalati rendszerintegráció ezért már az architektúra kialakításakor figyelembe veszi a meglévő ERP-, CRM-, identitás- és jogosultságkezelő és egyéb üzleti rendszereket. A Webtown jelenlegi technológiai szemléletében is hangsúlyosan jelenik meg ez a megközelítés: az integrációt nem utólagos kiegészítő feladatként, hanem már a tervezés kezdetétől alapvető szempontként kezelik.
Egyre több folyamat kerül közös felületre
A vállalati portálok fejlődésével egyre több olyan feladat kerül közös digitális környezetbe, amely korábban külön alkalmazásokban működött. Egyetlen felületen jelenhetnek meg ügyféladatok, dokumentumok, üzleti folyamatok, tartalmak és önkiszolgáló funkciók. A felhasználó számára ez egyszerűbb működést jelent, miközben a háttérben továbbra is több külön rendszer végezheti a saját feladatát.
Ehhez természetesen nem elegendő pusztán összekötni néhány adatbázist. Az integráció során azt is végig kell gondolni, mely folyamatok automatizálhatók, hol szükséges emberi jóváhagyás, és melyik rendszer tekintendő az adott adat hiteles forrásának. Ha ez nincs egyértelműen meghatározva, könnyen létrejöhetnek párhuzamos vagy egymásnak ellentmondó adatok.
Liferay DXP mint integrációs környezet
A Liferay DXP egyik felhasználási területe éppen az ilyen összetett vállalati környezetek egységesítése. A platform nemcsak tartalomkezelésre vagy klasszikus vállalati portálok építésére használható, hanem különböző háttérrendszerek fölé is létrehozható vele egy közös digitális felület.
Ez különösen akkor lehet hasznos, ha egy szervezet nem akar vagy nem tud minden meglévő rendszert egyszerre lecserélni. Az új felület fokozatosan is bevezethető, miközben a háttérben működő alkalmazások tovább használhatók, és az egyes folyamatok lépésenként digitalizálhatók.
Az automatizáció egyik alapja is az integráció
Sok vállalat szeretne több folyamatot automatizálni, de ez csak akkor működik jól, ha az érintett rendszerek hozzáférnek egymás adataihoz. Ha például egy rendelés beérkezése után az információkat manuálisan kell átvezetni más rendszerekbe, az automatizáció lehetősége eleve korlátozott.
Ha viszont az üzleti rendszerek integrációja megfelelő, egy esemény automatikusan további folyamatokat indíthat el. Frissülhet a készlet, elkészülhet egy dokumentum, értesítést kaphat egy munkatárs, vagy megváltozhat egy ügy státusza anélkül, hogy ugyanazt az adatot újra rögzíteni kellene.
A cél nem több technológia, hanem kevesebb felesleges munka
Az integrációs projektek sikere ezért nem abban mérhető, hogy hány rendszert sikerült összekötni. Sokkal fontosabb, hogy csökkent-e a manuális adatbevitel, gyorsabbá vált-e az ügyintézés, egyszerűbb lett-e a munkatársak napi feladata, illetve kevesebb hibával működnek-e a folyamatok.
A digitális transzformáció valódi értéke ugyanis nem önmagában az új technológia. Akkor válik hasznossá, ha a vállalat már meglévő rendszerei együtt hatékonyabban működnek, és a háttér technológiai összetettségéből a felhasználóknak egyre kevesebbet kell érzékelniük.
“Szponzorált cikk”
