Kép forrása: pixabay.com
A microshifting egyre gyakrabban felbukkanó fogalom a modern munkaszervezésben. A lényege egyszerűen megfogalmazható, a munkanap nem egyetlen hosszú, egybefüggő blokk, hanem több, rövid, tudatosan megtervezett szakasz egymás után. Ezek a szakaszok feladattípushoz igazodnak, például külön idősávot kap a mély fókuszt igénylő munka, külön a meeting, külön a gyors, reaktív ügyintézés.
A microshifting olyan munkarend, amelyben a dolgozó és a csapat a munkát rövid, célzott idősávokra bontja, és ezek között tudatosan vált. A hangsúly nem azon van, hogy valaki folyamatosan jelen van, hanem azon, hogy a megfelelő feladat a megfelelő időben történjen, akkor, amikor a koncentráció, az együttműködés vagy az elérhetőség optimális.
Fogalmi keretek, rugalmas munkaidő, hibrid működés, microshifting
A rugalmas munkaidő sokszor csak azt jelenti, hogy a nap eleje és vége szabadabban alakítható, de a nap ettől még gyakran egyben marad. A hibrid működés elsősorban helyszínről szól, iroda és otthon, vagy terep és irodai napok váltakozása. A microshifting ezzel szemben a napi ritmust alakítja át, a munkavégzés több, rövidebb egységre szerveződik, amelyek feladattípus szerint optimalizáltak.
Miért terjed, szervezeti és egyéni okok
A microshifting tipikusan ott jelenik meg, ahol egyszerre van jelen a fókuszt igénylő alkotómunka és a magas koordinációs igény. Ilyen környezetben a nap természetesen töredezetté válik, mert meetingek, gyors döntések, ügyfélkérések és adminisztráció szakítják meg a koncentrált munkát. A microshifting ezt a valóságot nem tagadja, inkább keretet ad neki, és azt mondja, a megszakításokat nem elszenvedni kell, hanem a napba beépíteni, kontrollált módon.
Munkatípusok, ahol különösen hasznos lehet
Különösen jól működhet olyan területeken, ahol a feladatok vegyesek. Marketing, tartalomgyártás, projektmenedzsment, ügyfélkapcsolat, elemzés, fejlesztés, tervezés, mind olyan munkák, ahol a fókusz és a reaktív működés egyszerre elvárás. Itt a microshifting egyik fő ígérete, hogy a nap nem folyamatos tűzoltás, hanem előre tervezett ritmus.
Várható előnyök, hatékonyság, fókusz, fenntarthatóság
A microshifting előnyei akkor jelennek meg, ha a nap blokkjai nem véletlenszerűek, hanem következetes logika szerint épülnek fel. A legnagyobb értéke általában a fókuszidő védelme, vagyis az, hogy a mély munkát nem a nap végére toljuk, amikor már mindenki fáradt, hanem dedikált sávot kap.
Fókuszblokkok védése és minőségi munka
A fókuszblokk egy olyan idősáv, amikor a megszakítások minimalizálva vannak, és az összetett feladatok haladnak, például stratégia, szöveg, elemzés, kreatív tervezés. Ha a szervezet elfogadja, hogy a fókusz nem luxus, hanem termelékenységi feltétel, akkor ezek a blokkok mérhetően javíthatják a minőséget és csökkenthetik az újranyitások számát.
Koordinációs idő tervezése, kevesebb ad hoc egyeztetés
A microshifting másik előnye, hogy a meetingek és egyeztetések nem szétszórva, véletlenszerűen törik meg a napot, hanem kijelölt idősávot kapnak. Ez csökkentheti az ad hoc megszakításokat, és átláthatóbbá teszi, mikor lehet gyors döntést kérni, és mikor nem.
Kockázatok és tipikus hibák, amikor a rugalmasság visszaüt
A microshifting legnagyobb veszélye, hogy a rugalmasság határtalansággá válik. Ha nincs közös keretrendszer, akkor a nap nem hatékonyabb lesz, hanem egyszerűen hosszabb, mert a munka este visszacsúszik, a lezárás elmarad, és a csapat elérhetősége kiszámíthatatlanná válik.
Elérhetőségi bizonytalanság és koordinációs zaj
Ha a csapat nem tudja, mikor ki elérhető, akkor mindenki elkezd találgatni, és biztos ami biztos alapon ír, hív, pingel. Ez növeli a kommunikációs zajt, és pont a fókuszt bontja le, amit a microshifting védene. A koordinációs költség ilyenkor nő, több egyeztetés, több félreértés, hosszabb átfutási idők jelennek meg.
Rejtett túlóra és kiégés, a lezárás hiánya
A töredezett nap egyik gyakori következménye, hogy a munkaidő a nap végén nem zárul le. A dolgozó délután intéz, este visszajön, majd még egy kicsit rácsúszik, és ez könnyen állandósul. Ha a szervezet nem védi a lezárást, a microshifting könnyen csak átnevezi a túlórát.
Bevezetési keretrendszer, hogyan lehet jól csinálni
A microshifting akkor működik stabilan, ha a szervezet protokollként kezeli, és nem egyéni trükként. A cél az, hogy a nap darabokra szedése ne káosz legyen, hanem tervezett rendszer.
Core hours, közös elérhetőségi sáv
Érdemes kijelölni napi két, négy óra közötti közös idősávot, amikor a csapat biztosan elérhető, meetingképes, és gyors döntések hozhatók. Ez a keret védi a fókuszblokkokat, és csökkenti az egyeztetési káoszt.
Blokktípusok, fókusz, koordináció, reaktív idő
A bevezetésnél hasznos, ha a csapat közösen definiálja a blokkok típusait. A fókuszidő legyen megszakításmentes, a koordinációs idő legyen a meetingek helye, a reaktív idő pedig az e mailek, gyors ügyek, beérkező kérések sávja. Ha ezek a kategóriák megvannak, a nap szervezhetőbbé válik, és könnyebb priorizálni.
Naptár, státusz és kommunikációs fegyelem
A microshifting alapfeltétele a transzparencia. A blokkok legyenek láthatók a naptárban, és legyen egységes státuszjelzés, hogy mikor lehet zavarni, mikor nem. Enélkül a rendszer visszacsúszik a folyamatos megszakításba.
Lezárási protokoll, hogy a nap véget is érjen
A lezárásnak szervezeti szinten kell legitimitást adni. Érdemes rögzíteni, hogy egy bizonyos idő után nincs elvárás az azonnali válaszra, a sürgős ügyeknek legyen külön csatornája, és a másnapi prioritások röviden kerüljenek rögzítésre. A microshifting fenntarthatósága itt dől el.
Mérőszámok, hogyan értékelhető, hogy működik e
A microshifting hatását érdemes mérni, különben könnyű csak érzésre vitatkozni róla. A legjobb, ha egyszerre jelennek meg teljesítmény, fókusz és fenntarthatósági mutatók.
Teljesítmény és átfutási idők
Mérhető a feladatok átfutási ideje feladattípusonként, a határidőn belüli teljesítések aránya, és az újranyitások száma, ami gyakran jó minőségi jelző.
Fókusz és megszakítások proxy mutatói
Nézhető a meetingidő aránya, valamint a megszakítások proxyi, például sürgős jelölések száma, ad hoc hívások gyakorisága, chat értesítési csúcsok. Nem kell mindent tökéletesen mérni, elég trendeket látni.
Fenntarthatóság és túlóra jelzések
Külön figyelmet érdemel a munkaidőn túli aktivitás, ha este rendszeresen történik munka, akkor a lezárási protokoll nem működik. Hasznos lehet rövid, anonim pulzusfelmérés is heti egyszer, két kérdéssel, terhelés és fókuszérzet.
